L'onboarding

Pour la plupart des recruteurs et des entreprises, la partie “process et entretiens” est la plus compliquée à mener à bien quand vous devez intégrer un nouveau collaborateur à votre équipe. Une fois le talent recruté, vous vous dites : “Ça y est, c’est bon j’ai trouvé, fini la galère”. Nous aussi, on vous dit Bravo ! Vous avez déjà fait 80 % du chemin… Mais les derniers 20 % sont tout aussi importants. Et ils correspondent à l’onboarding. 

La définition de l'onboarding

Commençons par la traduction du mot. Ce terme anglais est dérivé de « onboard », qui signifie « intégrer ». Ainsi, l’onboarding correspond à la phase d’accueil et d’intégration d’un nouvel employé au sein d’une entreprise. Sur le papier, ça semble simple, mais ce processus RH est en réalité plus complexe qu’il n’y paraît. L’onboarding est composé de plusieurs étapes distinctes, qui vont du pré-boarding aux journées d’accueil, en passant par la formation du nouveau salarié et son suivi régulier tout au long de la période d’intégration. Surtout, la réussite d’un onboarding a un impact décisif sur la fidélisation et la productivité des nouvelles recrues.

Pourquoi l’onboarding est si important  ?

L’onboarding n’est pas seulement un terme à la mode dans le cercle très fermé des start-ups pseudo avant-gardistes. Si le monde de l’entreprise parle autant de ce processus RH, c’est parce que sa réussite peut être décisive dans le cycle de vie d’un collaborateur. Chaque humain a besoin de se sentir attendu, c'est pourquoi soigner l’intégration des nouveaux salariés est aussi important et à plusieurs effets bénéfiques pour l’employeur.

Il aide à réduire le turn-over

À l’heure où les salariés se font de plus en plus volatiles, la rétention est devenue l’un des challenges principaux auxquels les entreprises doivent faire face. Selon les données fournies par l’INSEE en 2014, le taux de rotation de la main-d’œuvre aurait été multiplié par 5 en 30 ans. Les recruteurs doivent aussi résister à la montée en puissance du phénomène de « ghosting », à savoir les candidats qui ne donnent plus signe de vie après avoir accepté une proposition d’embauche… Ce qui oblige les RH à recommencer le processus de recrutement de zéro. D’où l’importance de mettre l’accent sur les premiers pas du salarié dans l’entreprise, en veillant à ce que son intégration se déroule de manière pérenne. Assurez-vous qu’il soit heureux d’être là ! Surtout qu’un onboarding raté, c'est un recrutement raté et ça coûte cher !

Améliorer la productivité

L’intégration des recrues n’a pas pour seul objectif de les faire rester dans l’entreprise. On touche ici à un enjeu crucial de l’onboarding RH : rendre le nouveau salarié opérationnel le plus rapidement possible. En effet, on constate que le temps des différentes formations d’un employé est considérablement allongé lors de l’absence d’un processus onboarding structuré. 62 % des collaborateurs qui ont suivi une étape d’intégration sont parvenus à atteindre leurs objectifs dans l’année, tandis qu’ils ne sont que 17 % chez ceux qui n’ont pas eu d’onboarding RH. Améliorer la productivité des nouveaux employés en optimisant leur temps de formation est donc crucial. Cela permet à l’entreprise d’atteindre plus rapidement le « seuil de rentabilité » d’un salarié, c’est-à-dire le moment où les rendements apportés par ce dernier dépassent les coûts liés à son embauche.

Booster sa marque employeur

L’impact du bouche-à-oreille sur l’image d’une entreprise lors du processus de recrutement et d’intégration est très important. L’expérience candidat est ainsi un levier de communication percutant pour les organisations, si bien que les ressources humaines jouent désormais un rôle prépondérant pour l’amélioration de l’image d’une marque. Or, on aurait tort de penser que les actions liées à la marque employeur se cantonnent à la pré-embauche. La période d’intégration est l’occasion de laisser une forte impression (positive) à un nouveau salarié. Ainsi, plus l’onboarding sera travaillé et réussi, plus il marquera les nouvelles recrues – qui se feront alors un plaisir d’aller raconter autour d’elles à quel point elles ont été bien accueillies à leur nouveau poste.

Un onboarding raté ça coûte très cher  

Ça vous paraît logique, un collaborateur qui intègre votre entreprise et ne poursuit pas après sa période d’essai peut être très problématique pour plusieurs raisons : 

• Vous avez perdu du temps à le former et à l'intégrer, vous avez donc capitalisé sur des ressources pour retourner au point de départ. 
• Vous devez reprendre du début votre process de recrutement, ce qui vous prend du temps, de l’argent et des ressources. 
• Vous envoyez un signal négatif en interne aux collaborateurs, mais aussi en externe, car le talent en question n’est souvent pas votre meilleur ambassadeur. 

Bref, une fois le calcul fait, l’addition s’avère salée. 

Pourtant, vous pensiez avoir tout prévu et mis en place pour qu’il reste et s’épanouisse sur le long terme. Mais qu’avez-vous pu manquer ? 

Un onboarding se prépare

Et oui, contrairement à ce que vous pensez généralement. L’onboarding ne commence pas lorsque le collaborateur arrive pour son 1er jour dans l’entreprise ! Il débute dès que ce dernier a accepté l’offre. Les nouvelles recrues ont souvent des préavis pouvant aller jusqu’à 3 mois. Cette période est cruciale. En effet, le talent recruté peut recevoir une autre offre d’emploi plus alléchante, décider de rester dans son entreprise ou tout simplement d’aller faire le tour du monde. Aussi, cultiver l’engagement mutuel et choyer cette nouvelle future recrue est essentiel. 

Concrètement, comment vous pouvez vous y prendre ? Tout d’abord, faites comme si cette personne faisait déjà partie de votre entreprise. Invitez-la à tous les événements corporates, proposez-lui des déjeuners avec ses futur(e)s collègues ou encore prenez de ses nouvelles avec un petit mail de temps en temps. Et puis bien sûr, quelques jours avant son arrivée, pensez-bien à lui rappeler que vous êtes ravi qu’elle vous rejoigne, l’horaire à laquelle elle est attendue et le programme de la journée pour qu’elle sache à quoi s’attendre. 

Lors de son 1er jour, le collaborateur doit se sentir “attendu”

Attention à ne pas confondre “attendu” et “attendu au tournant”. Être attendu peut passer par de nombreuses attentions. Chez Élinoï par exemple, nous prévoyons toujours un petit-déjeuner de bienvenue ainsi qu’un déjeuner d’équipe pour faire plus ample connaissance. Chez certains de nos clients, l’accueil passe aussi par des goodies personnalisés qui font toujours plaisir. Voici quelques idées classiques : 

• Un mug personnalisé
• Un carnet et un stylo brandés
• Un pull à l'effigie de votre entreprise

Mais vous pouvez aussi faire plus originale avec par exemple :

• Un cactus ou une plante
• Des gâteaux en tout genre 
• Un petit montage photo drôle 

Vous pouvez aussi mettre en place un système de parrainage pour lui attribuer un parrain lors de son arrivée. Il le suivra tout au long de sa vie dans l'entreprise comme un mentor.

L’important est que cette personne puisse rencontrer le maximum de monde possible et se sentir intégrée dans le groupe dès son 1er jour dans l’entreprise. Le jour suivant, n’hésitez pas à rentrer davantage dans le dur, mais ça doit se faire progressivement bien sûr. 

S'il s'agit d'un onboarding digital, vous devez renforcer vos efforts pour que le nouvel arrivant se sentent attendu à même à distance.

Fixez des objectifs précis et faites du feedback régulier

Votre nouvelle recrue doit savoir ce qu’on attend d’elle et pour quand c’est attendu. Souvent, nous avons tendance à penser que vos attentes sont évidentes et qu’elles n’ont pas besoin d’être formulées. Grosse erreur :  le nouveau collaborateur doit tout découvrir et n’a pas les codes de votre entreprise. C’est à vous de les lui donner et de lui donner les clés pour pouvoir réussir.

Si vous avez recruté un Sales par exemple, voici quelques exemples d’objectifs intéressants à mettre en place : 

• Au bout du premier mois, il devra parfaitement maîtriser le discours sales et le produit (objectif qualitatif) et avoir pris X rendez-vous clients. 
• Au bout du deuxième mois, il devra avoir généré X opportunités. 
• Au bout du 3e mois, il devra avoir closé X partenariats ou généré X € de Chiffre d’Affaires. 

Enfin, vous pouvez développer un système de “buddy” (un senior qui accompagne un junior ou nouveau collaborateur) pour responsabiliser vos équipes et les pousser à partager leurs connaissances. C’est du win-win ! 

Quels avantages allez-vous tirer d’un onboarding réussi ? 

Tout d’abord, vous allez avoir des salariés plus engagés au quotidien et surtout plus vite ! Ils voudront s’intégrer au groupe le plus rapidement possible et apporter leur pierre à l’édifice. 

À terme, ça crée une ambiance saine et positive pour tout le monde qui a pour effet indirect (entre autres) de réduire le turnover et donc créer une meilleure implication de vos salariés. En effet, les six premiers mois sont les plus cruciaux dans la réussite ou non d’un recrutement. D’ailleurs, plus de 60% des talents envisagent de démissionner de leur nouveau poste pendant cette période ! Enfin, si votre nouveau collaborateur se sent bien au quotidien, il en parlera à son réseau et fera rayonner votre marque employeur. En bref, vous avez tout à gagner, rien à perdre et vous savez maintenant ce qu’il vous reste à faire pour réussir vos prochaines embauches. 

Et si vous n’êtes pas sûr d’avoir le temps, l’expertise et les ressources pour sélectionner et recruter les talents qui feront la différence, nous sommes là pour ça. Notre mission chez Élinoï ? Vous connaître sur le bout des doigts pour vous aider à recruter les meilleurs talents qui sont sensibles à votre projet et qui partagent vos valeurs. 

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