Mener un entretien d'évaluation annuel efficace

‍L’entretien d’évaluation annuel : définition 

De manière générale, l'entretien annuel n’est absolument pas obligatoire. Il est facultatif mais reste recommandé et en vigueur dans la majorité des entreprises. Ce moment d’échange entre le manager et le collaborateur permet de faire le bilan de l’année écoulée et de se projeter sur l’année à venir. Il permet - entre autres - d’aborder les sujets suivants : 

• le ressenti général du collaborateur sur l’année passée.
• sa progression sur les objectifs fixés lors du précédent entretien. 
• l’évaluation des compétences requises pour le poste.
• l’évolution que le collaborateur souhaite donner à ses missions et son travail sur l’année à venir. 
• la définition des objectifs pour l’année à venir.
• les compétences à acquérir pour progresser sur le poste.

En amont de l’entretien ‍‍

#1 - Préparez-vous 

La préparation d’un entretien d’embauche n’est pas optionnelle. Le salarié attend que vous meniez cet échange et que vous l’aidiez à progresser et à s’épanouir professionnellement. Charge à vous de fixer un cadre en amont de l’entretien en expliquant de manière claire et précise les thèmes qui vont être abordés, combien de temps cela va durer, etc. 

En procédant de la sorte et si votre préparation est bonne, aucun risque de vous aventurer dans une discussion qui n’aurait rien à voir avec l’ordre du jour. Vous en maîtriserez parfaitement le déroulement. Cela dit, d’autant plus lorsqu’un échange est riche, la tentation de dévier peut être fréquente. À vous de rester focalisé sur votre objectif, en recadrant la discussion si vous l’estimez nécessaire.

Le conseil Élinoï : Mettez en place un support d’échange qui met en valeur une structure à suivre lors de l’entretien. Transmettez-le à votre collaborateur pour qu’il le remplisse avant de le remplir également juste avant l’entretien. Ce support commun vous servira ainsi de fil rouge pour votre discussion. ‍^‍

#2 - Prévenez le collaborateur 

Comme vous, ce dernier doit également avoir le temps nécessaire pour préparer cet entretien individuel et vous faire part de son feedback sur l’année écoulée de la manière la plus structurée et éclairée possible. Pour cela, charge à vous de le prévenir bien en amont de cet entretien et de lui transmettre les guidelines appropriées pour qu’il puisse se préparer, surtout pour les jeunes diplômés qui ne sont pas familiers de l’exercice. 

Lors de l’entretien : les étapes clés 

Faites le bilan de l’année écoulée 

L’entretien annuel d’évaluation débute par un bilan de l’année écoulée. Attention, l’objectif ici n’est pas encore d’évaluer les performances du collaborateur mais plutôt de “prendre le pouls” et savoir comment il se sent de manière générale, quel est son ressenti sur l’année passée.

Votre objectif ? Arriver à déterminer quelles ont été les principales sources de satisfaction du salariés et à l’inverse, quels sont ses points de frustration. Il est par exemple important de savoir si la charge de travail du collaborateur est correctement ajustée, s’il est satisfait de son équilibre vie professionnelle / vie personnelle, si ses missions le stimulent, s’il a le sentiment d’apprendre des choses et de développer ses compétences…

Ces éléments permettront de jauger du niveau d’engagement du collaborateur dans l’entreprise, indispensable pour prioriser les actions à mettre en place à l’issue de la campagne d’entretiens annuels d’évaluation.

Évaluez les compétences et la progression 

Pilier de l’entretien annuel, l’évaluation des objectifs et des compétences du collaborateur doit être un moment d’échange entre le manager et le collaborateur. Il ne s’agit pas d’une intervention à sens unique. 

Même en cas de résultats insuffisants, l’idée n’est en effet pas de se retrouver dans une dynamique de réprimande. L’entretien annuel d’évaluation doit être un moment où l’on cherche à comprendre quels sont les freins du collaborateur afin de l’aider à mettre en place des solutions et parvenir à atteindre ses objectifs l’année suivante.

L’une des erreurs les plus courantes est notamment de commencer par ce qui s’est mal ou moins bien passé. Si vous amorcez la discussion en mettant d’abord en avant les points négatifs, vous risquez de placer votre interlocuteur dans une situation de repli ou d’embarras, peu propice à un échange constructif.

A l’inverse, insister en premier sur ce qui a été bien fait permettra de le mettre en confiance, et ainsi de créer une atmosphère positive et détendue. 

Le conseil Élinoï : Cette évaluation, pour être efficace, doit être objective et se baser sur des résultats concrets et des chiffres clés. Ces compétences doivent être connues du collaborateur en amont de l’entretien. Pensez donc bien à lui préciser pour que l’autoanalyse qu’il fait de sa performance soit bien basée sur ces points cruciaux. Il évite ainsi une évaluation subjective qui se base sur de l’affect plutôt que sur des faits.  En réalité, elles doivent même être fixées lors du précédent entretien annuel d’évaluation. Cela laisse le temps au collaborateur de travailler dessus et, le cas échéant, de transmettre à son manager les formations qu’il estime nécessaires pour progresser.

Définissez et valider les objectifs pour l’année à venir 

Si l’entretien annuel a pour but de revenir sur la performance de l’année écoulée, il a également une autre fonction primordiale : se projeter sur l’année à venir ! L’important ici est de faire preuve d’une écoute attentive et active : au-delà de l’évolution des projets de l’équipe, vous devez comprendre ce que le collaborateur souhaite développer dans les prochains mois et, plus largement, dans le futur à moyen terme.

À partir de cette information, votre rôle de manager sera d’arbitrer ce qu’il vous est possible d’organiser pour permettre au collaborateur de se développer dans ce sens, tout en restant cohérent avec les besoins de votre équipe.

Vous ne pouvez passer outre. La fixation des objectifs est une étape essentielle de l’entretien annuel. Pour s’investir dans son travail et donner le meilleur de lui-même, il a besoin d’être rassuré et surtout de savoir où il va. Il en est de même pour vous lorsque vous menez à bien des projets.

Les objectifs doivent être ambitieux, spécifiques, mesurables, atteignables et compatibles, pour créer les meilleures conditions de la motivation.  C’est l’outil de référence de l’entretien d’évaluation puisqu’il permettra, l’année suivante, de mesurer les progrès réalisés et l’évolution, aussi bien en termes de performance que de comportement.

Ne négligez pas le suivi 

Un entretien qui est laissé pour lettre morte le reste de l'année ne sert finalement pas à grand chose. Pour les deux parties (salarié/manager), il n'a de sens que s’il débouche sur des mesures concrètes et des engagements. Ceux-ci sont matérialisés la plupart du temps par un compte rendu écrit rédigé par le manager, qui doit être accepté et signé par le salarié. Pour que ce temps passé ait un sens, il va de soi qu’un suivi rigoureux s’impose, afin de veiller à la mise en application des dites mesures.

Si vous décidez d’orienter votre salarié vers un programme de formation spécifique, à vous de mettre en œuvre les actions nécessaires et de vous assurer de sa mise en place rapide. Si votre subordonné s’est engagé à modifier ses méthodes de travail, à vous de vous assurer qu’il respecte son engagement. Et de l’aider à y parvenir en cas de difficulté.

Faites-vous accompagner par nos experts Élinoï !